Warum Steuerberater beim Sekretariat sträflich Potenzial verschenken

Autor: Michael Wohlfart

DATUM: 16.Oktober 2026

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Ich bekomme es nach wie vor ständig mit: In vielen Kanzleien sitzen im Sekretariat entweder zu wenige Leute, überhaupt niemand oder im schlimmsten Fall die falschen Leute. Das ist unternehmerisch gesehen verheerend. Fakt ist: Kaum ein Bereich in einer Kanzlei wird so sträflich unterschätzt wie das Sekretariat, was dazu führt, dass Woche für Woche jede Menge Potenzial verschenkt wird. Lass uns deshalb heute ausführlich darüber sprechen. Bevor ich jedoch weitermache, kurz zu den Begrifflichkeiten: Ich verwende zwar den Begriff „Sekretariat“, aber bewusst nicht den der „Sekretärin“. Stattdessen nutze ich am liebsten die Bezeichnung „Teamassistenz“, weil es nicht nur darum geht, die Kanzleileitung zu entlasten, sondern das gesamte Team. Dazu aber gleich noch mehr.

Der Engpass deiner Kanzlei ist immer die Fachlichkeit

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Wahrscheinlich könntest du deutlich mehr Mandanten annehmen, als du es aktuell tust. Das Problem ist nur: Entweder bekommt ihr die nötige Führungsspanne nicht gewuppt oder ihr findet am Markt schlicht kein zusätzliches Fachpersonal. Beides läuft auf dasselbe Ergebnis hinaus: Ihr seid limitiert. Aber ist dem wirklich so? Zunächst ein kleiner Quervergleich, ehe ich die Brücke zu deiner Kanzlei schlage: Gemüse schneiden gehört nicht unbedingt zu meinen Kernkompetenzen. Ich behaupte: Meine Frau würde aus acht Paprikas genauso viel Gemüse herausbekommen wie ich aus zehn. Nicht weil meine Frau mehr Paprikas hätte oder größere, sondern weil ich einfach unnötig viel „Verschnitt“ produziere. In den meisten Kanzleien ist es ähnlich! Natürlich ist die Anzahl deiner Sachbearbeiter begrenzt, aber das eigentliche Problem ist der „Verschnitt“, sprich, dass deine Facharbeiter reihenweise Tätigkeiten nachgehen, für die man weder drei Jahre Zahlen noch Paragrafen jongliert haben muss. Du verschleuderst also deine ohnehin schon raren Ressourcen! Jede Stunde, die eine Steuerfachkraft für nicht-fachliche Tätigkeiten aufwendet, fehlt euch an anderer Stelle. Die gute Nachricht dabei: Solche Tätigkeiten – auf die wir noch näher eingehen werden – können problemlos von Bürokaufleuten übernommen werden. Und die gibt es laut kurzer KI-Recherche ungefähr acht Mal so häufig am Arbeitsmarkt wie Steuerfachkräfte. Zieht man darüber hinaus noch artverwandte Berufsgruppen in Betracht, wächst das verfügbare Potenzial noch mal beträchtlich.

Was eine gute Teamassistenz dir wirklich abnehmen kann

Gehen wir nun von der Theorie in die Praxis über. Welche Aufgaben können realistischerweise an eine Teamassistenz delegiert werden? Hier eine kleine Auswahl, die sicherlich nicht abschließend ist: Klassische Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben

Eingangspost bearbeiten und Ausgangspost vorbereiten
Zentrale E-Mail-Postfächer bearbeiten
E-Mail-Postfach der Kanzleileitung vorsortieren
Schreiben vorbereiten und ggf. Diktate verschriftlichen
Newsletter und Mandatsrundschreiben versenden
Anrufe entgegennehmen und alle anderen vom Telefon abschirmen (Anliegen der Mandanten erfassen, im Nachgang dem entsprechenden Sachbearbeiter zuweisen und ggf. Termin vereinbaren)
Sich um alle administrativen Aufgaben rund um die Themen Urlaub, Krankheit und Arbeitszeit kümmern
Regelmäßig Bestände checken und Bestellungen tätigen (Büromaterialien, Ausstattung für neue Mitarbeiter, Getränke, Hygieneartikel etc.)
Inventarlisten verwalten
Vorlagenverwaltung (Anlage neuer Vorlagen, Weiterentwicklung bestehender Vorlagen, Bereinigung alter Vorlagen)
Unterstützung beim Mitarbeiter-Onboarding (technische Einrichtung, Arbeitsplatzeinrichtung etc.)
Datenschutz-Tätigkeiten (Überwachung der Zustimmungen zum Datenschutz, Überwachung der Auftragsdatenvereinbarungen, Überwachung von Verschwiegenheitsvereinbarungen)

Organisatorische Aufgaben

Termine der Kanzleileitung managen
Organisation der Mandantentermine (Terminvereinbarung, Protokolle ablegen/versenden, ToDo-Listen/Aufgaben erstellen und versenden)
Weihnachtsfeier und Betriebsausflüge planen und vorbereiten
Kanzleiinterne Veranstaltungen planen und vorbereiten (Teammeetings, Geburtstags- und Jubiläumsfeiern etc.)
Geschenke für Mitarbeiter zu besonderen Anlässen besorgen
Reisemanagement übernehmen (Hotelzimmer buchen, Zugtickets bestellen, Plätze im Restaurant reservieren, Zeitplan und allgemeines Briefing erstellen etc.)
Dienstleister koordinieren und managen (Handwerker, Reinigung, Hausmeister, Gärtner, IT-Dienstleister, Lieferanten etc.)
Weihnachtspost und sonstige Geschenke für Mandanten organisieren und versenden
Organisatorische Unterstützung bei internen und externen Schulungen

Fachliche Unterstützungsarbeiten

Scan- und Kopierarbeiten für alle übernehmen (insbesondere, wenn noch Buchhaltungsbelege gescannt und hochgeladen werden müssen)
Mandanten an Abgabe von Unterlagen erinnern und nachfassen
Unterlagen an Mandanten zurückgeben
Stammdaten und Vollmachtsdatenbank pflegen
Fristenbuch führen und überwachen
Jahresabschlüsse finalisieren und dem Mandanten zukommen lassen (Textteile korrekturlesen, Anschreiben erstellen und ggf. Jahresabschlüsse binden)
Einfache Bescheide (ohne Änderungen) bearbeiten
Fachliteratur organisieren
Alle Tätigkeiten übernehmen, die nach dem Geldwäschegesetz erforderlich sind
Rechnungen vorbereiten und verschicken
Mahnwesen übernehmen
Federführend um das DMS kümmern und die Einhaltung der Regeln überwachen (Aktualisierung des bestehenden Knigges & Unterbindung von Wildwuchs)
Aufträge in der Kanzleisoftware anlegen und gemäß den vereinbarten Vorgaben überwachen (z. B. Bearbeitungszeit und Kostengrenze)
Durchführung des Jahreswechsels in der Kanzleisoftware
Zeiterfassung kontrollieren und ggf. bei den entsprechenden Mitarbeitern nachhaken
Auswertungen für die Kanzleileitung erstellen
Rechercheaufgaben übernehmen und ggf. Präsentationen oder sonstige Dokumente erstellen
Kleinere Projekte durchführen (z. B. Einführung der elektronischen Signatur)
Kleinere Aufgaben im Bereich Social Media übernehmen
Vorselektion bei der Mandantenauswahl vornehmen
Onboarding von Neumandanten koordinieren und in diesem Zuge so viele Arbeiten wie möglich übernehmen (z. B. Verträge, Vollmachten und Honorarvereinbarungen vorbereiten)
Offboarding von Mandanten koordinieren und in diesem Zuge so viele Arbeiten wie möglich übernehmen (z. B. Institutionen über Mandatsende informieren)
Aktualisierung und Anpassung der Checklisten auf Anweisung der Prozessverantwortlichen & Statusüberwachung der ProCheck-Listen

Assistenz-Aufgaben

Für gute Laune sorgen und der Kanzleileitung Feuer unterm Hintern machen
Auto der Kanzleileitung in die Reinigung oder Werkstatt bringen
Kleinere private Erledigungen für die Kanzleileitung übernehmen (Kleidung in die Reinigung bringen, Frisörtermin vereinbaren, etwas aus der Apotheke besorgen etc.)
Konferenzraum sauber halten und für Termine vor- und nachbereiten
Spülmaschine ausräumen
Kaffeemaschine reinigen
Einkäufe übernehmen
Mülleimer rausstellen sowie Altglas und Batterien entsorgen
Mittagessen für alle Mitarbeiter abholen (sofern kein Lieferdienst möglich ist)
An Geburtstage erinnern
Blumen und Deko für die Kanzlei organisieren
Blumen gießen

Du siehst hoffentlich – da geht einiges!

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Lohnt sich das wirklich für uns?

Häufig bekommen wir Sätze wie diese zu hören:

„Das lohnt sich bei unserer Kanzleigröße nicht“
„So viel Arbeit ist das nicht, das erledigen wir mit“
„Bei uns läuft fast alles digital, da würde das Sekretariat nur Däumchen drehen“

Mit Verlaub – das ist Schwachsinn! Nicht nur, dass in den meisten Kanzleien der Umfang der anfallenden Aufgaben chronisch unterschätzt wird und vermutlich viele Aufgaben brachliegen … … das Hauptproblem ist ein anderes! Wenn der Amazon-Bote klingelt, besteht das eigentliche Problem nicht darin, dass eine Fachkraft von dir eine Minute für die Entgegennahme des Pakets benötigt. Das Problem besteht darin, dass sie ad-hoc aus ihrer fachlichen Tätigkeit herausgerissen wird und anschließend einige Minuten braucht, um wieder in den Flow zu kommen. Und jetzt kannst du dir in etwa vorstellen, wie viele Störungen auf Tagesbasis auf dein Team einprasseln, wenn deine Fachmitarbeiter Telefondienst spielen oder ähnliches. Allein um diese Art von Störungen zu vermeiden, ist eine Teamassistenz bereits Gold wert. Doch selbst wenn wir das Team weitestgehend ignorieren und nur auf dich als Kanzleileitung schauen, wirst du feststellen, dass du vermutlich immer noch zu viel Zeit mit Blödsinn verbringst und damit jede Menge Opportunitätskosten produzierst. Geh noch mal die Tätigkeitsliste weiter oben durch und frag dich selbst, wie viel davon sträflicherweise von dir als Kanzleileitung übernommen wird. Und jetzt stell dir vor, was das für deine Kanzlei bedeuten würde, wenn du diese Zeit darauf verwenden würdest, um strategisch an der Kanzlei zu arbeiten oder meinetwegen einfach nur stumpf den einen oder anderen Jahresabschluss zu kloppen. Das würde deiner Kanzlei ein Vielfaches bringen im Vergleich zum Gehalt, das du für eine Teamassistenz bezahlst! Oder du gönnst dir einfach den Luxus, dass du dir für relativ schmales Geld deutlich mehr Freizeit einkaufst. Bedenke darüber hinaus aber noch die indirekten Effekte: Dadurch, dass auch dein Team entlastet wird, bist du in der Lage, noch mehr zu delegieren oder zumindest mehr Mandanten zu betreuen. Wer also an einer Teamassistenz spart, spart am falschen Ende. Wenn du hingegen die richtigen Personen im Sekretariat sitzen hast, beförderst du deine Kanzlei schnurstracks in eine Positivspirale!

Warum im Sekretariat nur A-Mitarbeiter infrage kommen

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Alles, was ich bisher beschrieben habe, funktioniert nur unter einer Bedingung: Es sitzen die richtigen Personen im Sekretariat. Eine Teamassistenz hat es nämlich alles andere als leicht. Sie muss verdammt viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten, ist mit der Steuerwelt bestenfalls rudimentär vertraut und fällt im Alltag meistens nur dann auf, wenn etwas schiefläuft. Sitzt hier eine echte A-Kraft, findest du für sie Aufgaben ohne Ende. Das wird niemals das Problem sein. Sitzt hier stattdessen eine mittelmäßige B-Kraft oder – noch schlimmer – eine C-Kraft, dann passiert etwas Fatales: Plötzlich bist du die Assistenz deiner eigenen Assistenz! Du musst sie an ihre eigenen Aufgaben erinnern. Du musst kontrollieren, ob überhaupt etwas gemacht wurde. Und irgendwann kommen auch deine Mitarbeiter zu dem Schluss, dass sie Dinge lieber selbst erledigen, statt sie ihr zu erklären und am Ende doch wieder Fehler auszubügeln. In diese Todesspirale darfst du dich niemals begeben. Eine schlechte Teamassistenz treibt aber nicht nur intern ihr Unwesen. Sie ist schließlich der Erstkontakt zu deinen Mandanten und dein Aushängeschild nach außen. Unsere Vertriebler rufen auf Tagesbasis bei einer dreistelligen Anzahl von Steuerkanzleien an und was wir dort teilweise erleben, ist erschreckend. Gebrochenes Deutsch. Patziges Verhalten. Lästern über die Kanzleileitung. Durchstellen ohne zu fragen, um was es überhaupt geht. Inkompetenz auf ganzer Linie. Da ist wirklich alles vertreten… Und dann gibt es wiederum die Kanzleien, bei denen du nach den ersten 30 Sekunden schon weißt, dass die Kanzlei gut organisiert ist. Zur Einordnung: Dir kann es natürlich völlig egal sein, was irgendein Vertriebler über dein Sekretariat und deine Kanzlei denkt. Fakt ist aber, dass Interessenten und deine Mandanten ein ähnliches Urteil fällen werden und da würde ich an deiner Stelle nichts dem Zufall überlassen. Halten wir also fest: Eine Premium-Kanzlei funktioniert nur mit einem Premium-Sekretariat.

Wie du die richtige Teamassistenz überhaupt findest

Jetzt fragst du dich vermutlich, wo du solche A-Kräfte eigentlich herbekommst. Zur Klarstellung: Du suchst hier keine fertige Kraft, sondern eher einen Rohdiamanten, den du entsprechend schleifen kannst. Eine kaufmännische Ausbildung ist von Vorteil, aber auch Quereinsteiger sind in bestimmten Konstellationen vorstellbar. Steuerliches Hintergrundwissen ist nicht notwendig, denn alles, was für die Stelle relevant ist, lässt sich binnen weniger Wochen schulen. Was du dagegen nicht schulen kannst, ist Menschlichkeit. Du brauchst jemanden, der sich gerne in den Dienst der Mannschaft stellt und sich als gute Seele im Büro begreift. Das bedeutet auch: Diese Person darf sich für vermeintlich niedere Arbeiten nicht zu schade sein, denn auch die müssen schließlich erledigt werden. Eine positive Ausstrahlung gehört ebenfalls dazu. Im besten Fall verbreitet die Person sogar gute Laune. Stinkstiefel, Diven und Nörgler kannst du dagegen in dieser Rolle nicht gebrauchen, so einfach ist das. Für die fachlichen Stellen deiner Kanzlei ist der Markt bekanntlich leergefegt. Für Teamassistenzen sieht es glücklicherweise anders aus: Über Stellenanzeigen in einschlägigen Jobbörsen lässt sich diese Position vergleichsweise gut besetzen. Es lohnt sich außerdem, im Alltag die Augen offenzuhalten. Ob im Restaurant, im Fitnessstudio oder am Empfang beim Arzt: Vielleicht wirst du gerade von jemandem bedient, der perfekt in dein Team passen würde. Sprich diese Person dann einfach an. Damit du bei der Auswahl nicht ausschließlich auf Sympathie setzt, brauchst du auch hier klare Prozesse: eine durchdachte Stellenausschreibung, einen strukturierten Leitfaden fürs Telefoninterview und ein Bewerbungsgespräch mit echten Assessment-Elementen statt reinem Bauchgefühl. Nur so findest du heraus, ob jemand fachlich zur Stelle passt, nicht nur menschlich. Ist die richtige Person gefunden, entscheidet die Einarbeitung darüber, ob aus ihr tatsächlich eine A-Kraft wird. Eine neue Teamassistenz ist am Anfang zwangsläufig überfordert, weil die Steuerwelt, die neue Software-Landschaft und eure Prozesse für sie komplettes Neuland sind. Wirf ihr deshalb nicht von Tag eins alles vor die Füße, sondern übertrage die Aufgaben peu à peu. Erst kleine Aufgaben und wenn diese sitzen, erweiterst du das Spektrum Schritt für Schritt. Ob die Einarbeitung dabei vier oder acht Wochen länger dauert, ist am Ende völlig unerheblich, wenn du im Gegenzug noch viele Jahre mit dieser Person zusammenarbeitest.

Wie viele Teamassistenzen du wirklich brauchst

Die Frage nach der richtigen Kopfzahl lässt sich nicht pauschal beantworten, weil sie stark von deinen individuellen Rahmenbedingungen abhängt:

Wie viele Mitarbeiter beschäftigst du insgesamt?
Wie viele Partner seid ihr?
Wie viele Standorte habt ihr?
Wie sind eure Prozesse organisiert?
Beschäftigt ihr weitere Stabsstellen?

Ein paar feste Leitplanken gibt es trotzdem. Selbst als Einzelkämpfer solltest du mindestens eine Teamassistenz beschäftigen und zwar am besten in Vollzeit. Es bringt dir wenig, wenn vormittags alle gut abgeschirmt sind und nachmittags plötzlich deine Fachkräfte Telefondienst spielen, weil die Teilzeitkraft schon Feierabend hat. Zur groben Orientierung nutzen wir bei unseren Kunden folgende Richtwerte:

Mitarbeiteranzahl	Vollzeitäquivalente im Sekretariat*	Min. Vollzeitkräfte im Sekretariat
1 – 5	1	1
6 – 9	1 – 1,5	1
10 – 15	1,5 – 2	1
16 – 20	2 – 3	2
21 – 30	2,5 – 3,5	2
> 30	Nach Absprache

Der Grundsatz dahinter lautet: lieber haben als brauchen. Ja, du läufst damit theoretisch Gefahr, dass eine gute Teamassistenz zwischendurch mal Leerlauf hat. In der Praxis passiert das jedoch bei guten Kräften fast nie, denn sobald jemand Neues an Bord ist, finden sich die sinnvollen Aufgaben fast von allein. Deutlich schlimmer ist die andere Richtung, wenn du dringend jemanden brauchst und gerade niemand da ist, weil Urlaub oder Krankheit dazwischenfunken. Zwei Dinge solltest du dabei konsequent vermeiden: 1. Azubis als Lückenbüßer im Sekretariat parken. Ein paar Wochen reinschnuppern, um Mandantenkontakt und Prozesse kennenzulernen, ist sinnvoll. Alles darüber hinaus ist Ausbeutung einer billigen Arbeitskraft und in drei Jahren hast du eine teure Fachkraft, die fachlich kaum lauffähig ist. 2. Homeoffice oder virtuelle Assistenzen für diese Rolle. Du brauchst hier jemanden physisch vor Ort, dem du spontan etwas zurufen oder in die Hand drücken kannst. Externe virtuelle Assistenzen mögen für kleine Nebenerwerbsbetriebe eine legitime Lösung sein, aber für eine professionelle Kanzlei sind sie es nicht. Und sobald mehrere Teamassistenzen bei dir arbeiten, brauchst du klare Zuständigkeiten. Einer übernimmt federführend bestimmte Aufgaben, ein anderer kann im Urlaubs- oder Krankheitsfall würdig vertreten. Ohne diese Struktur gilt der bekannte Grundsatz: Wenn alle verantwortlich sind, ist am Ende niemand verantwortlich.

Was du jetzt tun solltest

Geh die nächsten Wochen bewusst mit offenen Augen durch deine Kanzlei. Achte darauf, ob es Tätigkeiten gibt, bei denen du dich fragst, warum ausgerechnet du oder deine Fachkraft das gerade erledigt. Das gilt unabhängig davon, ob du glaubst, im Sekretariat schon gut aufgestellt zu sein oder ob du bislang dachtest, ihr braucht das nicht. In den meisten Kanzleien lohnt sich zumindest eine Aufwertung, häufig sogar eine Aufstockung. Du hast keine Zeit, das auf die lange Bank zu schieben, denn jede Woche, in der Fachpersonal weiterhin Sekretariatsarbeit erledigt, kostet dich bares Geld. Kanzleibooster begleitet seit 2019 über 480 Kanzleien dabei, genau solche Engpässe aufzudecken und aufzulösen, auch im Sekretariatsbereich, von der Stellenausschreibung über den Gesprächsleitfaden und die Personalauswahl bis zur Einarbeitung. Wenn das für dich interessant ist, kannst du dich hier gerne über eine Zusammenarbeit mit uns erkundigen. Glaub aber nicht mir, sondern schau dir gerne einige der 100+ Videos von unseren glücklichen Kunden an. Wir freuen uns, von dir zu hören! Dein Michael von Kanzleibooster

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Kurz gesagt: Zeitlich ist das für jeden machbar. Wie eine Zusammenarbeit mit uns konkret aussieht, erfährst du hier.

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Wenn eure Kanzlei größer ist und ihr dennoch mit uns zusammenarbeiten möchtet, freuen wir uns darauf, vom Gegenteil überzeugt zu werden.

Außerdem sind wir mit allen unseren Kunden per Du. Wer damit nicht einverstanden ist, passt schlicht nicht zu uns. Genauso erwarten wir eine echte Offenheit und die ernsthafte Bereitschaft, die eigene Kanzlei weiterzuentwickeln.

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